Personvernerklæring (GDPR) sameiet Bergheim Amfi
Sist oppdatert 22/11-2018
I forbindelse med administrasjon og drift av sameiet behandler styret personopplysninger om
andelseiere, andre beboere, styremedlemmer, ansatte hos samarbeidspartnere og lignende.
Nedenfor finner du informasjon om behandling av personopplysninger i sameiet, herunder hvilke
personopplysninger som samles inn, hvorfor sameiet gjør dette og de registrertes rettigheter knyttet
til behandlingen av personopplysningene.
Behandlingsansvarlig for personopplysningene i sameiet er sameiet Bergheim Amfi ved styreleder.
Organisasjonsnummer 985 234 094
Postadresse: Bergheimsvegen 28.
Postkasse 130.
7049 Trondheim
Epost: styreleder@bergheimamfi.no
1. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hvilken informasjon samler vi inn ........................ 1
2. Utlevering av personopplysninger til andre .................................................................................. 3
3. Lagringstid ...................................................................................................................................... 3
4. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg ................................................... 3
5. Klager .............................................................................................................................................. 4
6. Endringer ........................................................................................................................................ 4
1. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hvilken informasjon samler vi inn
Som et eierseksjonssameie (sameie) er vi pliktig til å følge lovregler som finnes i norske lover og
forskrifter. I medhold av eierseksjonsloven har vi også utarbeidet vedtekter for sameiet som vi må
følge. Utgangspunktet for vårt arbeide er at vi ikke skal behandle flere personopplysninger enn det
som er nødvendig for å oppfylle behandlingens formål. Vi skal også så langt mulig unngå å behandle
særskilte (sensitive) personopplysninger. Den enkelte sameier har rett til å få informasjon om hvilke
personopplysninger vi har om vedkommende.
Personopplysninger om andelseierne:
Opplysningene som behandles er: - - - -
Kontaktinformasjon som eierens navn, adresse, telefonnummer og epost.
Informasjon om eventuell leietager og hvem som bor i andelen.
Økonomiske forhold knyttet til andelen.
Opplysninger om andelen, som advarsler, klager og personopplysninger som eventuelt
fremkommer av den enkelte henvendelse.
Vi kan behandle særlige kategorier av personopplysninger om deg, slik som f.eks.
helseforhold dersom du gir oss denne informasjonen, ved inngåelse av eventuelle
særavtaler. - - - - - -
Kameraovervåkning. Sameiet har etablert overvåkningssystem. 12 kamera, herunder 3 stk
termiske kamera. Termiske kamera blir aktivisert ved hendelser innenfor fastsatte tidspunkt,
med direkteoverføring til vaktsentral. Opptak lagres og slettes ihht datatilsynets
retningslinjer.
Databehandleravtale er etablert med leverandør.
Sameiets hjemmeside. Denne er det ikke knyttet noen personopplysninger til.
Cookies (informasjonskapsler) benyttes ikke.
Omfattes av den grunn ikke av GDPR.
Mailadresser. Beboernes mailadresser er lagret på eksternt webhotell.
Mailadressene er beskyttet i etablert databehandleravtale med leverandør.
https://www.domeneshop.no/terms#privacy
Sameiet benytter eksterne servere og styreportal hos forretningsfører som lagringsmedium
for sine elektroniske dokumenter.
Databehandleravtale er etablert med begge leverandører.
GSM-åpning av garasjeport og dør hovedinngang. Navn og telefonnummer til den enkelte
bruker er lagret i systemet. De til en hver tid siste 50 passeringene, ikke pr person, men
totale passeringer, logges i en felles logg. Automatisk sletting ved passerte 50 aktiviteter.
Ingen krav om databehandleravtale.
Les personvernerklæringen hos leverandøren; Saco Teknikk AS:
https://sacoteknikk.no/personvern/personvern-gsm-webcontrol/
Portåpnere til garasjeport. Registrerte portåpnere til garasjeporten, er lagret med navn og
leilighetsnummer på lokal PC, med backup-løsning. Ingen logging ved bruk.
Omfattes av den grunn ikke av GDPR.
Vi behandler informasjonen for å administrere og forvalte sameiet.
Behandlingen av personopplysningene skjer fordi den er nødvendig for å oppfylle en rettslig
forpliktelse for styret til å sørge for vedlikehold og drift av eiendommen, og ellers forvaltningen av
sameiets anliggender i samsvar med lov, vedtekter og beslutninger på årsmøtet, slik det fremgår av
eierseksjonsloven § 57.
Tidligere andelseiere:
Vi behandler informasjonen om andelseierskap for å ha oversikt over hvem som har eid andelen.
Dette er viktig informasjon når vi eventuelt skal få klarlagt eventuelle tidligere saker om bygg og
tekniske utførelser i boligen.
Personopplysninger om ansatte hos samarbeidspartnere:
Opplysninger som behandles er navn, epostadresse, og evt. annen kontaktinformasjon.
Vi behandler informasjonen for å inngå, administrere og avslutte samarbeid. Behandlingen av
personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining. Behandlingen er nødvendig for drift
av sameiet. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at
personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen.
Opplysningene er innhentet ved personlig kontakt.
2
Personopplysninger knyttet til e-postkommunikasjon med andre:
Opplysninger som behandles er navn, epostadresse, samt eventuelle personopplysninger som
fremgår av kommunikasjonen.
Behandlingen skjer på grunnlag av en interesseavveining. Behandlingen er nødvendig for å besvare
henvendelsen og i forbindelse med den daglige driften av sameiet. Sammenholdt med arten
personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne
interessen.
Opplysningene er innhentet fra epost og personlig kontakt.
Styremedlemmer og varamedlemmer:
Opplysninger som behandles er navn, personnummer samt nødvendige kontaktopplysninger.
Behandlingen skjer med grunnlag i eierseksjonsloven. Styret har ansvar for å forvalte sameiet og slik
behandling er således nødvendig.
Opplysningene er innhentet fra det enkelte medlem.
Sosiale medier:
Sameiet har egen lukket Facebook-side. Medlemmer må godkjennes av administrator.
2. Utlevering av personopplysninger til andre
Sameiet gir ikke personopplysningene videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag
for slik utlevering. Vi utleverer personopplysninger til vår forretningsfører, offentlige registre slik som
Brønnøysundregistrene og Kartverket.
Sameiet bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle
personopplysninger på sameiets vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta
informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Følgende avtaler er inngått:
1. Forvalter av forretningsføreravtalen
2. Forvalter av sameiets eksterne datalagring.
3. Lagringstid
Sameiet lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene
ble samlet inn for. Opplysninger om andelseier lagres så lenge andelseieren er andelseier.
Kontaktopplysninger og opplysninger om eierskap til andelen slettes ikke.
Opplysninger om leietakere slettes når leieforholdet meldes opphørt.
I henhold til eierseksjonsloven skal det føres generalforsamlingsprotokoll og protokoll over
styresaker. Personopplysninger som fremkommer her slettes ikke.
4. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg
Du har etter Personopplysningsloven og Personvernforordningen flere rettigheter knyttet til
sameiets behandling av personopplysninger om deg, herunder:
a) Rett til innsyn
b) Rett til korrigering
c) Rett til sletting
d) Rett til begrensning av behandling
e) Rett til innsigelse
Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.
For å ta i bruk dine rettigheter må du sende en skriftlig henvendelse til styret.
For å være sikre på at vi gir tilgang til dine personopplysninger til riktig person vi vil kunne be deg om
å bekrefte identiteten din eller oppgi ytterligere informasjon, før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter
overfor oss.
5. Klager
Dersom du mener at vi ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, har
du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet,
kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no.
6. Endringer
Hvis det skulle skje endring av vår behandling eller endringer i regelverket om behandling av
personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Hvis vi har dine
kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert
informasjon alltid finnes hos styret.